Privacybeleid

1. Wie we zijn

Dit beleid legt uit welke persoonsgegevens we verwerken wanneer je de website ipand.io bezoekt, de app app.ipand.io gebruikt, een assistent aan de server mcp.ipand.io koppelt of ons schrijft; waarom, op welke grondslag, hoe lang, met wie, en hoe je je rechten uitoefent.

De verwerkingsverantwoordelijke is CODEVIUM SAS, een SAS (société par actions simplifiée) naar Frans recht met een aandelenkapitaal van € 1.000, RCS Paris 988 166 393, 60 rue François 1er, 75008 Paris, Frankrijk, uitgever van de dienst iPand.

Contact voor vragen over je gegevens of om je rechten uit te oefenen: contact@ipand.io, of per post op het adres hierboven.

We hebben geen functionaris voor gegevensbescherming aangewezen. Vragen over je gegevens kun je richten aan contact@ipand.io.

2. Onze rol per soort gegevens

• We zijn verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens van websitebezoekers, van prospects, van gebruikers van de app voor hun account (identiteit, inloggen, beveiliging, aanvaarding van de voorwaarden), voor de meting van het gebruik van de app, en voor facturatie, support en de e-mails die we versturen.
• We treden op als verwerker van onze klanten voor de gegevens die ze ons in hun omgeving toevertrouwen: samenstelling van hun organisatie (leden, rollen, uitnodigingen), ingevoerde inhoud (prompts, entiteiten, taken), gesprekken met Pandi. Voor deze gegevens is het klantbedrijf verwerkingsverantwoordelijke; we verwerken ze volgens zijn instructies, onder de voorwaarden van de verwerkersovereenkomst die als bijlage bij de algemene verkoopvoorwaarden is gevoegd. Ben je lid van de omgeving van een bedrijf, dan kun je je tot dat bedrijf wenden, of tot ons: wij sturen je verzoek dan door naar het bedrijf.

3. Op de website ipand.io

4. In de app app.ipand.io

4.1 Je account en inloggen

4.2 Je organisatie en je gebruik van de dienst

4.3 Abonnement en facturatie

4.4 E-mails

4.5 Support, feedback en demo’s

4.6 Technische logs

Onze servers maken technische logs (fouten, prestaties, verzoeken) met technische ID’s; het IP-adres wordt daarin gemaskeerd door de monitoringtool. Rechtsgrond: gerechtvaardigd belang (werking en beveiliging). Bewaartermijn: 30 dagen.

4.7 Meting van het gebruik en eerste contact

We meten het gebruik van de app om haar te verbeteren, onze activiteit te volgen en onze klanten te begeleiden: getoonde schermen en hun laadtijd, bestede tijd, gebruikte functies, getoonde fouten, vensters over een bereikte limiet, stappen van de inschrijving, de installatie en de betaling, wijzigingen van pakket, exports, rondleidingen, aanroepen van de MCP-server. Bij het aanmaken van je account leggen we één keer vast waar je vandaan komt: campagne- en affiliateparameters uit het adres waarop je binnenkwam, domein van de website van herkomst, pagina van onze website vanwaar je hebt geklikt, en een land bij benadering op basis van de tijdzone van je browser. Deze metingen bevatten geen prompts, geen antwoorden, niets van wat je invoert en niet je e-mailadres; het IP-adres wordt niet bewaard. Ze lopen niet via tools van derden en plaatsen geen cookie en geen gegevens in de opslag van je browser. Op de website ipand.io neemt een script de campagneparameters over in de links naar de app, zonder iets op te slaan. Alleen het team van iPand ziet de indicatoren die daaruit worden afgeleid.

Je kunt bezwaar maken tegen de meting van je gebruik door te mailen naar contact@ipand.io (§ 11).

4.8 Affiliateprogramma

Bureaus, consultants en contentcreators kunnen zich via de website aanmelden voor ons affiliateprogramma en daarna hun code, hun aangebrachte klanten en hun commissies volgen in de partneromgeving van de app. Dit programma wordt geregeld door de voorwaarden van het affiliateprogramma.

Een account wordt alleen aan een partner toegewezen op basis van de code in het adres van je eerste bezoek: geen cookie en geen browsergegevens bewaren die code. Als je een aangebrachte klant bent, ziet de partner alleen geanonimiseerde informatie over je (volgorde van toewijzing, data, status, commissiebedragen): nooit je naam, je e-mailadres of de gegevens in je omgeving. Om misbruik op te sporen, vergelijkt het team van iPand bij het raadplegen het domein van de e-mailadressen en het lidmaatschap van dezelfde organisaties, zonder verder iets te bewaren. Er worden geen bankgegevens in de dienst opgeslagen: de partner stuurt zijn factuur en bankgegevens per e-mail naar contact@ipand.io. Boekhoudstukken worden doorgegeven aan onze accountant.

5. Gegevens van derden in de antwoorden van AI-assistenten en in geanalyseerde pagina’s

De dienst stelt AI-assistenten (ChatGPT, Gemini, Perplexity, AI Overviews, AI Mode…) de vragen die onze klanten kiezen en analyseert daarna de antwoorden en de geciteerde bronnen; hij analyseert ook de openbare pagina’s van de gevolgde websites. Deze openbare inhoud kan personen noemen: bestuurders, auteurs, experts, gepubliceerde reviews.

• Doel: de zichtbaarheid van merken meten en de analyses van de dienst leveren.
• Rechtsgrond: het gerechtvaardigd belang van onze klanten en van onszelf om de aanwezigheid van merken in openbaar toegankelijke inhoud te analyseren.
• Bewaartermijn: tijdens het abonnement van het merk en daarna 12 maanden na het einde ervan; ruwe antwoorden van leveranciers: 30 dagen; schermafbeeldingen van geanalyseerde pagina’s: 183 dagen.
• Informatie: deze personen kunnen niet individueel worden geïnformeerd, omdat dat een onevenredige inspanning zou vergen (artikel 14, lid 5, onder b, AVG); dit beleid komt daarvoor in de plaats. Ze kunnen bezwaar maken tegen de verwerking door te mailen naar contact@ipand.io.

6. Taalmodellen

6.1 Functies van iPand

Sommige functies maken gebruik van taalmodellen van een leverancier van AI-modellen: analyse van antwoorden, audit van pagina’s, generatie en vergelijking van prompts, merkprofiel bij de installatie, aanbevelingen en Pandi, de GEO-assistent van iPand. De verstuurde gegevens zijn die welke elke functie nodig heeft: verzamelde antwoorden, teksten van de pagina’s en van het merk, je berichten aan Pandi.

• Locatie: onze modellen draaien in de Europese Unie; verzoeken en antwoorden kunnen in elke lidstaat van de Unie worden verwerkt.
• Training: volgens onze leverancier worden verzoeken en antwoorden niet gebruikt om de modellen te trainen, opnieuw te trainen of te verbeteren.
• Opslag van antwoorden: we vragen dat de antwoorden niet door de dienst worden opgeslagen.
• Toezicht op misbruik: onze leverancier bewaart verzoeken en gegenereerde inhoud, gedurende een beperkte termijn die hij vaststelt, om misbruik op te sporen. Deze gegevens blijven in de Europese Unie; ze worden eerst geautomatiseerd beoordeeld en daarna, zo nodig, door bevoegde medewerkers van de leverancier in de Europese Economische Ruimte. We hebben geen vrijstelling van dit toezicht aangevraagd.

6.2 Verzamelen van de antwoorden van de platforms

Gevolgde prompts worden, zonder de naam van de klant, zonder het merk en zonder enig accountgegeven, doorgegeven aan de gegevensleveranciers die de antwoorden van de platforms verzamelen. Zet geen persoonsgegevens in je prompts.

• Basisplatforms (ChatGPT, Gemini, AI Overviews, AI Mode, Perplexity, Copilot): hun antwoorden worden verzameld door leveranciers die in de Europese Unie of in de Verenigde Staten zijn gevestigd. Ze ontvangen de tekst van de prompt en, afhankelijk van het platform, het land, de stad en de taal van de markt, met een technische ID van de meting. We bevragen een platform nooit met onze eigen robots.
• Platforms van het pakket Maatwerk (Claude, Grok, Mistral): hun antwoorden worden verkregen bij de aanbieder van elk platform, gevestigd in de Europese Unie of in de Verenigde Staten, alleen voor een merk dat dit platform volgt. De aanbieder ontvangt de tekst van de prompt en, afhankelijk van het platform, het land, de stad en de taal van de markt.
• Bewaring en training: elke leverancier bewaart de verzoeken en antwoorden volgens zijn verwerkersovereenkomst: van de tijd die nodig is om het antwoord te genereren tot 12 maanden, afhankelijk van de leverancier, of tot het einde van de dienst, en tot 2 jaar voor inhoud die op grond van zijn gebruiksbeleid is gemeld. Volgens hun voorwaarden gebruiken de leveranciers die modellen ontwikkelen deze inhoud niet om ze te trainen.

De lijst van deze leveranciers, met hun plaats van verwerking en hun waarborgen, krijg je op verzoek via contact@ipand.io.

Er wordt geen beslissing met rechtsgevolgen, of die je in aanmerkelijke mate treft, uitsluitend op basis van geautomatiseerde verwerking genomen.

7. Ontvangers

Je gegevens zijn alleen toegankelijk voor de mensen bij iPand die ze nodig hebben, en voor de leden van je organisatie volgens hun rechten. Ze worden niet verkocht, niet verhuurd en niet gebruikt voor gerichte advertenties.

Ze worden verwerkt door onze leveranciers, binnen de grenzen van hun opdracht, en de verwerkersovereenkomst legt de verplichtingen vast die gelden voor de gegevens van onze klanten. Per categorie:

• Hosting, in de Europese Unie: Microsoft (Microsoft Ireland Operations Ltd), voor de website, de app, de API, de database en de bestanden.
• Leveranciers van AI-modellen: taalmodellen voor de functies van iPand, in de Europese Unie (§ 6.1).
• Gegevensleveranciers: verzamelen van de antwoorden van de platforms, alleen prompts (§ 6.2); voor een platform van het pakket Maatwerk alleen voor een merk dat het volgt.
• Betaling: Stripe, voor betaling, abonnementen, facturen en berekening van belastingen.
• E-mailverzending: Resend (Plus Five Five, Inc.), waaronder het wekelijkse overzicht voor het team van iPand. De e-mails worden verstuurd vanuit de verzendregio van Resend in Ierland; de gegevens van het Resend-account, waaronder de metadata van de e-mails en de logs, worden in de Verenigde Staten opgeslagen.
• Domeinnamen en e-mail: OVH, voor de mailbox van contact@ipand.io, in Frankrijk.
• Meting van het websitebezoek: Google, op de website, met je toestemming.
• Botcontrole: Cloudflare (Cloudflare, Inc.), op het formulier van de gratis scan van de website: technische signalen van de browser en IP-adres, voor de duur van de controle. Turnstile plaatst geen blijvende cookie; de voorafgaande vrijgave (pre-clearance) van Cloudflare, die de cookie cf_clearance zou plaatsen, is niet ingeschakeld.

De gedetailleerde lijst van onze verwerkers, met de plaats van verwerking en de waarborgen van elk van hen, krijg je op verzoek via contact@ipand.io.

Assistenten van derden gekoppeld via MCP. Als je een assistent (bijvoorbeeld claude.ai of ChatGPT) toestemming geeft om je iPand-gegevens via de MCP-server te lezen, worden de gegevens die hij leest doorgegeven aan de aanbieder ervan (Anthropic, OpenAI…), die ze volgens de eigen voorwaarden verwerkt. Je kunt deze toegang op elk moment intrekken via Instellingen › Integraties.

Inloggen met Google of Microsoft. Als je voor deze manier van inloggen kiest, geeft Google of Microsoft ons je identiteit door (ID, e-mailadres, naam); deze diensten verwerken je gegevens volgens hun eigen beleid.

We kunnen gegevens aan de autoriteiten verstrekken als de wet dat vereist.

8. Doorgifte buiten de Europese Unie

Hosting en taalmodellen blijven in de Europese Unie. Sommige leveranciers zijn buiten de Unie gevestigd of maken gebruik van bedrijven die daar gevestigd zijn:

• In de Verenigde Staten gevestigde gegevensleveranciers (leveranciers die de antwoorden verzamelen en aanbieders van de platforms van het pakket Maatwerk): doorgifte op basis van de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie (module 2, verwerkingsverantwoordelijke naar verwerker, en voor sommigen module 3), opgenomen in hun verwerkersovereenkomst.
• In de Europese Unie gevestigde gegevensleveranciers: sommigen verwerken de gegevens in de Verenigde Staten of maken gebruik van subverwerkers die onder meer in de Verenigde Staten en het Verenigd Koninkrijk zijn gevestigd; die doorgifte berust op standaardcontractbepalingen of adequaatheidsbesluiten, volgens hun verwerkersovereenkomst of hun privacybeleid. Een van hen, aanbieder van een platform van het pakket Maatwerk, maakt bij voorkeur gebruik van leveranciers in de Unie, en in uitzonderlijke gevallen van leveranciers buiten de Unie.
• Resend (Verenigde Staten): de gegevens van het Resend-account worden in de Verenigde Staten opgeslagen; doorgifte op basis van de certificering van Resend onder het gegevensbeschermingskader EU-VS (Data Privacy Framework) en van de standaardcontractbepalingen (module 2) in de verwerkersovereenkomst van Resend.
• Stripe (Stripe Payments Europe, Limited, Ierland) geeft bepaalde gegevens door aan Stripe, LLC, in de Verenigde Staten: doorgifte op basis van de certificering van Stripe, LLC onder het gegevensbeschermingskader EU-VS (Data Privacy Framework) en, als die ontbreekt, van de standaardcontractbepalingen in het addendum van Stripe over gegevensdoorgifte.
• Google (Google Ireland Limited) kan de gegevens van de meting van het websitebezoek in de Verenigde Staten verwerken, bij Google LLC: doorgifte op basis van de certificering van Google LLC onder het Data Privacy Framework en van de standaardcontractbepalingen in de voorwaarden van Google voor gegevensverwerking.
• Cloudflare (Cloudflare, Inc., Verenigde Staten), voor de botcontrole van de gratis scan: doorgifte op basis van de certificering van Cloudflare, Inc. onder het EU-VS Data Privacy Framework, met de uitbreiding voor het Verenigd Koninkrijk, en onder het Zwitsers-Amerikaanse Data Privacy Framework; anders op basis van de modelcontractbepalingen van zijn verwerkersovereenkomst.

Je kunt een kopie van de waarborgen krijgen door te mailen naar contact@ipand.io.

9. Wissen en back-ups

Gegevens die je verwijdert, worden binnen 30 dagen uit onze database gewist. Gegevens waarvan de bewaartermijn is verstreken, worden bij de volgende opschoning gewist: voor de meeste gegevens elke ochtend; elke maand voor de wachtlijst, contact- en demo-aanvragen, feedback, installatiepogingen, merken waarvan het abonnement is beëindigd, gebruiksgebeurtenissen, geweigerde aanmeldingen voor het affiliateprogramma en verlopen bewijzen van aanvaarding, dus tot een maand na de aangegeven termijn.

Daarna verdwijnen ze uiterlijk binnen 90 dagen uit onze back-ups en archieven:

• herstel van de database naar een willekeurig moment binnen 14 dagen;
• geografisch redundante back-ups van de database, bewaard in de regio West Europe en door Microsoft gerepliceerd naar de gekoppelde Azure-regio North Europe (Ierland), beide in de Europese Unie;
• omkeerbare verwijdering van bestanden gedurende 14 dagen;
• maandelijks archief van de database, gemaakt en gecontroleerd in Azure, regio West Europe, en maximaal 90 dagen bewaard in de Azure-opslag van diezelfde regio.

10. Beveiliging

Versleutelde verbindingen, hosting in de Europese Unie, inloggen zonder wachtwoord met een eenmalige code, Google of Microsoft, geheimen in een aparte kluis, toegang van diensten via beheerde identiteiten, strikte scheiding tussen organisaties, toegang beperkt tot bevoegde personen, logging van inlogs en beheerdersacties, back-ups. De details staan in bijlage B van de verwerkersovereenkomst.

11. Je rechten

Je hebt recht op inzage, rectificatie, wissing, beperking, bezwaar (met name tegen opvolgings-e-mails, tegen de meting van het gebruik en tegen andere verwerkingen op basis van gerechtvaardigd belang) en overdraagbaarheid, het recht om op elk moment je toestemming in te trekken, en het recht om instructies te geven over wat er na je overlijden met je gegevens gebeurt.

Zo oefen je ze uit:

• Inzage en rectificatie: Instellingen › Mijn profiel toont en wijzigt je achternaam, voornaam en telefoonnummer; de taal van de interface stel je in bij Instellingen. Een wijziging van je e-mailadres vraag je aan via contact@ipand.io; we controleren of het verzoek echt van jou komt voordat we het uitvoeren.
• Kopie van je gegevens: op verzoek via contact@ipand.io sturen we je gegevens binnen een maand in een gestructureerd formaat. Een beheerder van een organisatie kan ook het archief met de gegevens van de organisatie downloaden (Instellingen › Organisatie).
• Je account verwijderen: Instellingen › Mijn profiel › Mijn account verwijderen. Ben je de laatste beheerder van een organisatie met een lopend abonnement, dan moet je eerst een andere beheerder aanwijzen of de abonnementen opzeggen (met ingang van het einde van de periode); de gegevens worden daarna gewist volgens § 9.
• De gegevens van een klantbedrijf verwijderen: een beheerder verwijdert de merken (gewist binnen 30 dagen) en zegt de abonnementen op, daarna verwijderen de leden hun account; een organisatie zonder leden en zonder lopend abonnement wordt bij de opschoning van de volgende ochtend als verwijderd gemarkeerd en 30 dagen later gewist.
• Opvolgings-e-mails: afmeldlink met één klik in elk bericht.
• Meting van het websitebezoek: de link “Cookies beheren” onderaan elke pagina van de website.
• Meting van het gebruik van de app: om daartegen bezwaar te maken, mail je naar contact@ipand.io; we geven daaraan gevolg binnen de hieronder vermelde termijn.
• Elk ander verzoek: contact@ipand.io, of per post naar het adres in § 1. We antwoorden binnen een maand; bij een complex verzoek kan die termijn met twee maanden worden verlengd. Bij twijfel kunnen we je vragen je identiteit aan te tonen.

Je kunt een klacht indienen bij een toezichthoudende autoriteit (artikel 77 AVG), met name die van de lidstaat waar je gewoonlijk verblijft, waar je werkt of waar de vermeende inbreuk heeft plaatsgevonden. In Frankrijk: Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL), 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07, www.cnil.fr.

12. Minderjarigen

De dienst is bestemd voor zakelijke gebruikers en is niet ontworpen voor minderjarigen.

13. Cookies en lokale opslag

De website en de app gebruiken cookies en de opslag van je browser: het cookiebeleid beschrijft ze in detail.

14. Wijzigingen

We kunnen dit beleid wijzigen, met name om veranderingen in de dienst of bij onze leveranciers te weerspiegelen. De geldende versie wordt met haar nummer en de datum van inwerkingtreding op deze pagina gepubliceerd. Een wezenlijke wijziging wordt per e-mail aangekondigd aan de gebruikers van de app; als ze een verwerking op basis van je toestemming betreft, vragen we je toestemming opnieuw.

15. Taal

Deze tekst is in het Frans opgesteld. De vertalingen worden ter informatie verstrekt; bij verschillen is de Franse versie leidend.